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创业CEO分享：教你如何写一封专业邮件 发布日期：2014-09-12 10:40 字号： 上个月写了一篇针对职场新人的《CEO教你如何写一封专业邮件》后，引起许多人关注，这促使我想再写一篇加强版来分享更多关于写邮件的细节要点，使读者能掌握更多实用技巧。
上个月写了一篇针对职场新人的《CEO教你如何写一封专业邮件》后，引起许多人关注，这促使我想再写一篇加强版来分享更多关于写邮件的细节要点，使读者能掌握更多实用技巧。 1.“邮件主标题”新增技巧版 上次只说邮件标题需注重一目了然，用“【主旨】+【叙述】”的格式。此次补充几点：代表公司对外发邮件时最好在主旨内写上公司名，显得更为正式，因而能增加开启合作的可能性。常见情况就是对外部门发给“潜在客户”的邮件，或是针对合作客户的会议邀请邮件，此时可以在标题中直接写公司名称，以便加深印象。公司对内邮件则在主旨内写上部门名,加强提醒，以便合作部门及时查收反馈。 2.“forward”,“reply only”和“reply to all”的用法 “转发”(forward)、“单一回复”(reply only)和“全部回复”(reply to all)这几个用法还是很讲究的，我列了几个情境稍加说明：1)原有N个人在邮件组内，当要回复的内容只针对特定人员、但是内容跟讨论的主题相关，建议用“to”(指定人员)，其他人为“CC”(抄送); 2)原有N个人在邮件组内，要回复的内容跟所有人相关、并希望他们都知晓此事，建议用法“reply all”; 3)原有N个人在邮件组内，要让不在组内的特定者知晓此事，请“to”此人，并且除非有特殊原因，不然就“CC”原有组内的N个人。4)如果想让特定主管知晓邮件内容，建议在回复邮件时顺带增加人员到mail loop(邮件讨论组)，并在邮件内容上说明组内人员新增的情况(这一定要注意)。 小秘方：1)我常常发现自己写给下属并“CC”相关部门的邮件，回复对象仅仅只是我，这是一个非常不专业的错误; 2)同一封邮件to & cc相关人员不止一个时，避免各自单独交流或不回复，以免讯息不对等; 3)国内常常利用QQ交流沟通细节，请概括总结以后回复邮件以利大家知晓，就算是QQ群组沟通也请整理汇总再E-mail; 4)同一议题、回复相关内容或更新进度时，请用原E-mail回复和往来，勿另起邮件。 3.附件的使用 很多时候我们会需要利用附件来沟通更完整讯息，补充几个这方面的注意事项：1)许多公司收邮件有对附件容量的控制，所以请注意附件大小，以免因被退件而遗失讯息; 2)有时候邮件需要提供多个附件，建议在内容相关段落标记附件名称(如“具体数据详见附件《***》”)，便于收件人查询附件; 3)任何情况下都建议附件名称具体化，不用“附件1”、“附加2”等笼统名称，以便收件人存档时能与内容匹配; 4)考虑到许多客户端适配的问题，改掉在邮件内直接黏贴附注信息的习惯，尽量用附件(excel、图片等)取代，以免邮件读取出错。 4.会议邀请 会议邀请是件非常重要的事情，尤其商务性邀请，所以写会议邀请邮件需要更加注意，在内容上必须具备以下四项：1)会议主旨：简单明确的会议目的; 2)会议时间：请确保时间是已经过双方确认的; 3)与会人员：双方与会人员(这点非常重要，因为牵扯到与会人员的部门&职称、对应需要派出的人员是否为同一位阶，以及相关支持部门是否与会以确保会议沟通顺利); 4)会议主旨：如果是正式的商务会议邀请，建议明确会议日程表及每个日程表的时间和负责人，以确保与会人员了解会议流程并准备好相关资料。 小秘方：1)如果是正式商务邀请，建议在描述与会人员时有完整的“名字、部门、职称”，这既是礼仪，也能确保双方派出人员是“对等”的; 2)如果有较重要资料(如一些报告、数据、讯息等)，建议在会前发给与会人员，确保参会者提前有所了解，以精简会议节奏和时间。 除了掌握以上几大要点外，还需要学习的一项是：如何写出让主管快速掌握内容重点且达成目标的邮件，这对在职者而言应该是职场技能中很重要的一环。我依据个人习惯和偏好将“发给主管的邮件”分为4大类，每一类附加注意事项，希望这部分“私人分享”有助于你在给你主管写邮件时，更好地掌握对方思绪，使邮件往来更有效。 1)报告性邮件 例如：销售部门向领导汇报Q1销售数据的邮件这类邮件要先交代报告事件的结果，再交代报告事件的背景或执行过程。大部分主管都不喜欢邮件内容长篇大论，所以必须抓住“清楚目的”和“事情结果”这两个要点，使你的主管快速了解这封邮件的意义，然后他才会往下做更深入的了解。所以如果是报告Q1销售数据的邮件，你应该先写销售总额，再写销售金额分布，然后才是销售金额的细项及一些特殊的案例。 2)要求性邮件 例如：产品主管想要让领导去push技术人员完成某个产品需求的邮件这类邮件要开门见山直接说目的(这目的可能是一个特殊要求，或是需要主管支持的事情)，然后再说原因或缘由，避免让主管去花时间看一封一头雾水的邮件。所以在如果要写例子里的这封邮件，你应该要告诉主管，你需要他支持做什么事情，然后再叙述为何提出这个需求，以及加快开发进度可能会产生的影响。 3)汇总性邮件 例如：部门主管汇报每周重点工作安排等“例行性报告”的邮件这类邮件比较没有“优先级”，故可以依据要点来评述重点及概要，并可以交待相关配合人员和部门，不过得注意避免过多文字叙述。在例子里的这类邮件中，你应该逐条写出工作项目，对于一些需要注意的任务就加标注，如果是比较重要的事件，则依据此工作任务做延伸即可。 4)项目性邮件 项目性邮件比较好理解，通常是交代一些项目性的任务。这类邮件邮件通常会牵扯到“人(负责人&相关合作部门)、事(明确的任务名称)、时(完成时间或是重要的时间项)、地(地点)、物(牵扯资产或是所需支持物品)”。如果有一些重要的“里程碑”，请加强标注。所以在项目性邮件中，你应该完整交待“人、事、时、地、物”。 良好的邮件习惯和技能，不仅能提高自身工作效率，也能帮公司及主管降低沟通成本、提高经营管理效果。希望以上的经验分享能帮助在职者掌握更多良好的邮件技巧，在邮件往来过程中更轻松有效。 编辑:徐施宏来源：创业邦
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